Saber qué es la carta de porte digital es fundamental si te dedicas al sector del transporte, que está precisamente inmerso en un importante proceso de digitalización: algo que trae varias ventajas, incluyendo una mayor competitividad para las empresas logísticas y de transporte y un ahorro en costes, pero que obliga también a estar al día con las innovaciones que están surgiendo en todo lo referente al transporte de mercancías por carretera. Veamos pues en qué consiste la carta de porte digital, y qué beneficios aporta.
Tabla de contenidos
¿Qué es una carta de porte digital?
La llamada carta de porte digital (o también carta de porte electrónica) no es más que la versión digital de la tradicional carta de porte, el documento jurídico declarativo que demuestra la existencia de un contrato de transporte por carretera; de esta forma, la versión digital de la carta de porte se intercambia telemáticamente entre el expedidor, el transportista y el destinatario, sin mediar papeles de por medio.
La carta de porte digital detalla también tanto las obligaciones y responsabilidades del remitente de la mercancía como de su destinatario, además de la mercancía que se transporta. Es un documento que puede ser de ámbito nacional o internacional, derivando en este segundo caso de las normas del transporte internacional de mercancías por carretera (CMR), por lo que a veces a la carta de porte electrónica internacional también se la llama eCMR.
Una carta de porte digital tiene la misma validez que la usada hasta ahora en formato papel, dado que cumple con todos los requisitos legales y técnicos; además, tiene una serie de ventajas importantes -permite una facturación más rápida, un mayor control de los envíos y recepciones, una reducción notable de los costes de manipulación…- que veremos más abajo.
¿Qué información debe incluir una carta de porte electrónica?
Una carta de porte electrónica debe incluir debidamente los siguientes datos:
- datos relativos al expedidor y al transportista
- fecha de envío de la mercancía, y dirección de destino
- fecha y lugar en la que el transportista recoge la mercancía
- fecha, dirección y hora prevista de entrega de la mercancía
- datos del destinatario (incluyendo dirección) y forma de comunicarse con él
- carga: número de bultos, tipo de mercancía, indicaciones para su reconocimiento…
- identificar debidamente si se trata de mercancía peligrosa
- peso o volumen de la mercancía transportada
- embalaje utilizado para trasladar la mercancía
- gatos de transporte
- indicaciones sobre los requisitos administrativos relativos a la carga transportada
¿Qué ventajas tiene la carta de porte digital?
El uso de una carta de porte digital tiene innumerables ventajas para el sector del transporte por carretera, incluyendo el propio conductor, que ya no tiene que preocuparse por llevar documentos en papel. Además, es posible combinar el uso de la carta de porte digital con la firma electrónica o con datos biométricos; sin olvidar que hace posible que la información sobre el estado de la mercancía esté disponible de inmediato para todas las partes (incluido el cliente), y que también se agiliza la facturación.
En resumen, podemos resumir las principales ventajas de la carta de porte digital en las siguientes:
Ahorro de costes:
La carta de porte electrónica reduce en ¾ los costes de manipulación, y elimina el papeleo innecesario con el consiguiente ahorro en administración.
Facturación más ágil:
Gracias a la digitalización de los trámites se agiliza enormemente la gestión al prescindirse del envío de documentos, escaneos, etc. La facturación es también más rápida, y se producen menos discrepancias entre envíos y recepciones.
Seguimiento del envío:
Mediante este sistema es posible realizar un seguimiento en tiempo real de la mercancía transportada, y comprobar que ha sido recogida y entregada en destino.
Más seguridad para los conductores:
El uso de este documento digital da un extra de seguridad a los conductores de los camiones, ya que permite conectar a un sistema que llama automáticamente a los servicios de emergencia en caso de accidente.
Integración con otros servicios:
Al tener un formato digital, la carta de porte electrónica puede integrarse fácilmente con otros servicios del transporte, como los de gestión de flotas o de aduanas, mejorando notablemente la eficiencia de la logística.
Gestión más fácil de la información:
Al usar documentación electrónica, se facilita y agiliza enormemente tanto la gestión de la información como su almacenamiento.
Mejora de la sostenibilidad:
Obviamente, prescindir del uso de papel y de envíos de cartas, fax, etc, supone un enorme ahorro de este recurso y no sólo reduce los costes para la empresa, sino para el medioambiente, en un momento en que el sector del transporte por carretera está intentando reducir sus emisiones y su impacto medioambiental.
Además de estas ventajas, el uso de la carta de porte electrónica supone para cualquier empresa del sector del transporte un plus de innovación que le aporta una ventaja competitiva y una mayor capacidad de adaptación. no sólo frente a circunstancias e imprevistos relativos a la gestión de la mercancía y la logística, sino ante otras futuras innovaciones del sector.
Es importante subrayar además que este documento digital es plenamente válido y sustituye a todos los efectos a su equivalente físico en caso de inspección en la ruta; de hecho, la carta de porte digital ofrece más seguridad a la hora de documentar las operaciones de transporte de mercancía y de logística, ya que todo se registra digitalmente con fecha y lugar de ejecución.
En definitiva, esperamos que este artículo sobre qué es la carta de porte digital haya servido a aquellas empresas y profesionales del sector del transporte de mercancías por carretera que aún no la usan para dar el salto e implantar este sistema, que permite no sólo una mejor gestión del propio negocio, sino también ofrecer un mejor servicio al cliente: algo cada vez más demandado y que puede marcar la diferencia frente a la competencia.